Организационные документы могут отвечать за максимальную эффективность функционирования вашей компании, а также за экономию времени и ресурсов в каждом из внутренних процессов, между командой, и внешних процессах, с клиентами и партнерами.
С этой целью сегодня мы покажем вам, как лучше организовать документы вашего разработчика простым и познавательным способом.
Оставайтесь с нами и приходите с нами!
Храните свои документы виртуально
Есть те, кто предпочитает иметь под рукой распечатанные мобильный номер франции компании. Однако важно помнить, что рутина разработчика может быть хаотичной и быстро меняющейся, требующей одновременного решения множества проблем. Поэтому распечатанные документы гораздо чаще теряются по пути от одного профессионала к другому.
Учитывая это, технология виртуального хранения достигла уровня заметной актуальности. Сегодня хорошая компания должна быть хорошо организована в цифровом формате, чтобы оптимизировать свои процессы и «поддерживать порядок в доме».
Кроме того, виртуальное хранилище позволяет большему количеству сотрудников одновременно получать доступ к документу, что приводит к значительной экономии времени.
Если вам действительно необходимо сохранить документы в физическом формате, обязательно сохраните виртуальную копию на случай потери. С подписанными документами ситуация не сильно отличается: отсканируйте и сохраните виртуальный результат. Вы не пожалеете об этой дополнительной заботе.
Создайте единый заголовок для всех ваших документов
Унификация документов — наиболее эффективный способ точно узнать, какой документ представляет какой процесс.
Создание единого заголовка очень помогает организации, поскольку он создает интегрированное начало страницы и позволяет видеть заголовок, категорию и тип документа, к которому он относится.
Базовый, но очень эффективный формат заголовка выглядит следующим образом:
Название компании;
Имя клиента (если есть);
Имя человека, написавшего документ;
Дата создания документа;
Название документа выделено жирным шрифтом (пример: Таблица комиссионных );
Формат документа (пример: электронная таблица);
Срок действия документа (при наличии);
Важные примечания о документе (пример: Обновить до XX/XX/XXXX);
Создавайте стандартизированные списки для каждого типа документов.
Документы: ручная электронная таблица
Нет смысла просто стандартизировать каждый из ваших документов по отдельности. Это связано с тем, что если вы объедините заголовки, но сохраните их все вместе в одной папке, вам будет сложно найти определенные категории документов.